혁신은 프로젝트를 통해 달성됩니다. PMO(Project Management Office)는 프로젝트를 전사 차원에서 관리하는 활동을 하는데요. 프로젝트는 프로세스와 달리 단 한번 수행하는 활동입니다. 프로젝트 기간이 너무 길면 관리하기가 어렵고, 통상 하나의 프로젝트는 6개월~9개월 기간의 범위로 결정합니다, 만약 동일 목적을 달성하는데 소요되는 기간이 길면 이는 여러 프로젝트로 나누어서 관리합니다. 그리고 이들 프로젝트들을 연계해서 관리하는 것을 프로그램 관리라고 합니다. 어느 조직이 1년 동안 프로젝트에 투입할 수 있는 자원은 한정되어 있습니다. 어떤 프로젝트를 추진할 것인가를 선택해야 하고 이를 관리하는 것이 포트폴리오 관리입니다. PMO의 활동은 세가지입니다.

포트폴리오 관리 (Portfolio Management): 전사 전략과 프로젝트 우선순위 정합성 관리
프로그램 관리 (Program Management): 관련 프로젝트 들의 통합 관리
프로젝트 관리 (Project Management): 프로젝트의 요구사항, 예산, 일정 등 관리

PMO 조직은 내부 독립 조직으로 상시 운영하는 것이 원칙입니다. 하지만 대규모 사업을 수행하는 경우 외부에 PMO 활동을 위탁하는 것이 일반적이죠. 내부에 프로젝트를 관리할 수 있는 역량을 갖춘 자원이 부족한 경우가 많기 때문입니다. 외부에 PMO를 위탁할 경우 고려할 점은 자체 조직과 수행하는 프로젝트의 특성입니다. PMO 위탁 계약의 범위와 방식은 일반적으로 통용되는 기준이 존재하지 않습니다. 조직과 프로젝트 환경에 따라 바람직한 PMO 유형은 다릅니다. PMO는 고객사와 수행사의 프로젝트 인원을 대상으로 코칭 역할을 하기도 하고, 때로는 관리자 혹은 감시자의 역할을 하기도 합니다. PMO는 프로젝트 관리 형태에 따라 다양한 역할을 수행할 수 있습니다.

어떤 유형의 PMO 구조를 채택하는 것이 우리 조직에 바람직할까요? 다른 조직에서 효율적이고 효과적이었다고 평가되었던 PMO 유형이 우리 조직에서도 역시 효율적이고 효과적일까요? 2000년대 초반 PMO 서비스가 도입된 이후 지난 20여 년 동안 다양한 유형의 PMO가 파생되어 왔습니다. 국내에 현존하는 프로젝트 관리 형태의 유형 구분을 다음과 같이 정의할 수 있습니다.

PMO의 프로젝트 통제 수준에 따른 유형 구분
PMO의 프로젝트 참여 수준에 따른 유형 구분
프로젝트 최고 의사결정권자 레벨에 따른 구분
PMO 관리 도구 적용 수준에 따른 구분

 

PMO의 프로젝트 통제 수준에 따른 유형 구분

1) 지원 기능 중심 PMO
프로젝트 산출물 작성 템플릿과 과거 유사 수행 사례 예시 등을 발주사와 수행사에 제공하고, 필요 시 프로젝트 수행 역량 확보를 위한 교육을 제공하는 지식 큐레이터 역할을 합니다. 프로젝트에 대한 강력한 통제보다는 주요 관리 기능 관점의 지원이 필요한 조직에 적합한 PMO 형태입니다.

2) 통제 및 제어 기능 중심 PMO
프로젝트 수행 인력을 대상으로 수행 프로세스, 산출물 표준, 규정 등을 체계적으로 준수하는지 면밀하게 감시하는 유형의 PMO입니다. 이 유형의 PMO는 프로젝트 내 강력한 통제력을 확보하고 있으며, 발주사와 수행사 간 중도적 이해관계를 기반으로 균형 잡힌 통제력을 발휘할 수 있습니다.

3) 의사결정 기능 중심 PMO
조직 내에서 실행되는 모든 프로젝트에 대한 주도권을 확보하고, 자체적인 의사결정을 통해 프로젝트를 움직입니다. 주로 수행사가 스스로 PMO 역할을 수행할 경우 이러한 유형의 PMO가 조직되며, 발주사가 직접 PMO를 담당함으로써 프로젝트에 대한 강력한 통제력을 발휘할 수 있습니다.

 

PMO의 프로젝트 참여 수준에 따른 유형 구분

1) 전략 수립 PMO
경영진 등 조직의 의사결정자에 대한 전략 수립 지원 역할을 수행합니다. 조직의 내·외부 환경을 점검하고 프로젝트 수행에 대한 정당성을 판단하여 프로젝트 수행 여부에 대한 의사결정을 지원합니다. 또한 프로젝트 수행을 위한 각종 제안서를 심사하여 조직의 전략에 적절한 프로젝트 수행 우선순위를 결정합니다.

2) 성과 측정 PMO
프로젝트 성과 측정을 위한 KPI(Key Performance Indicator)를 제시하고, 해당 KPI를 중심으로 최적의 프로젝트 성과를 도출할 수 있도록 지원하는 역할을 합니다. 프로젝트 수행 품질을 높이고, 계획된 시점에 프로젝트가 종료될 수 있도록 프로젝트 실행에 적극적으로 참여하고, 필요 시 프로젝트 성공률을 높이기 위한 각종 지원 역할을 수행합니다. 프로젝트 납기 준수와 품질 확보가 가장 중요한 프로젝트에 적합합니다.

3) 지식 관리 PMO
발주사의 경영진을 대상으로 프로젝트 진척과 진행 현황에 대한 추적 결과를 보고합니다. 이 때 현 프로젝트의 상황을 구체적으로 파악할 수 있도록 데이터를 활용한 분석 결과를 제공합니다. 프로젝트 참여자들을 위해서는 프로젝트 산출물, 프로세스 등에 대한 표준 제시, 각종 교육 및 지식 제공 역할을 수행합니다. 조직의 프로젝트 관리 역량이 다소 부족하고, 조직 내 혹은 프로젝트 내 표준화된 절차 정립이 미흡한 조직에 적합합니다.

 

프로젝트 최고 의사결정권자 레벨에 따른 구분

1) 전사 PMO
프로젝트 단위가 아닌 전사 비즈니스 관점에서 운영되는 PMO로서 프로젝트가 조직의 전략적 목표와 일치하는지 지속적으로 검토하며, 일반적으로 경영진에게 직접 보고를 수행합니다. 기업의 장단기 전략계획, 수행해야 할 프로젝트 선정과 프로젝트 수행 우선순위에 대한 의사결정 지원, 조직 내 전체 프로젝트를 지원하기 위한 자원 배분 등을 담당합니다.

2) 부서 레벨 PMO
기업의 특정 부서(본부, 팀 레벨) 내에서 직접 운영되며, 부서장 혹은 팀장이 프로젝트의 최고 의사결정권자가 됩니다. 이 경우 PMO는 최고 의사결정권자에 대한 부서 내 사업 운영 및 예산 계획 수립 지원, 부서 내 수행 중인 각종 사업 및 프로젝트에 대한 자원 배분 및 관리를 담당합니다.

3) 프로젝트 단위 PMO
규모가 방대하고 복잡도가 높은 단일 프로젝트를 대상으로 투입되는 PMO로써, 개별 프로젝트 내의 관리적 기능 지원 역할(프로젝트 전체 사업관리, 아키텍처 관리, 테스트/이행 관리 등)을 수행합니다. 프로젝트에 대한 기본적인 표준(산출물, 프로세스 등)을 설정하여 이를 고객사와 수행사의 프로젝트 참여자들이 적극 준수하도록 관리하며, 프로젝트 내 주요 Task 수행 계획 검토 및 통제 작업을 수행합니다.

 

PMO 관리 도구 적용 수준에 따른 구분

1) 수작업 PMO
수작업 PMO는 주로 Excel을 활용하여 프로젝트를 추적 및 관리하며, PowerPoint를 활용한 보고를 수행합니다. 프로젝트 정보는 PMS(Project Management System)와 같은 전산화된 시스템에서 수집되나, 실제 각종 분석은 Excel을 통한 수작업으로 진행합니다.

2) 자동화 PMO
자동화된 형태의 PMO에서는 프로젝트 관리 시 BI(Business Intelligence) 도구를 활용하여 프로젝트의 성과를 추적 및 관리하고, 이를 대시보드로 구현하여 실시간 진행 현황을 별도의 문서 작성 없이 보고할 수 있습니다.

3) 지능화 PMO
지능화된 형태의 PMO에서는 미래 예측을 통한 문제 해결 방안 제시도 가능합니다. 전산화된 시스템에서 데이터를 수집하여 BI 솔루션을 기반으로 실시간 프로젝트 상태를 추적 및 관리하는 것은 자동화 PMO와 동일합니다. 단 지능화 PMO에서는 과거 데이터를 기반으로 향후 동향을 예측하여 만약 예상되는 Risk가 존재하거나 Issue가 발생하였을 경우 특정 솔루션을 제공하여 문제를 해결할 수 있는 역량을 보유하고 있습니다.
 

 

우리 조직에 적합한 PMO 유형은?
위 모든 경우의 수 중 우리 조직에 가장 적합한 PMO유형은 단 하나가 아닙니다. 대상 프로젝트특성에 따라 적합한 유형들을 구성해야 합니다. 현실 비즈니스에서 발생 가능한 가장 대표적인 두 가지 PMO 구성 정의 사례에 대해 소개하겠습니다.

PMO 구성 사례 1 : 조직 내부에서 직접 PMO를 구성하는 경우
PMO 구성 사례 2 : 차세대 구축을 위한 외부 PMO 조직을 고용하는 경우

 

[PMO 구성 사례 1] 조직 내부에서 직접 PMO을 구성하는 경우

1) PMO의 통제 수준에 따른 유형 구분 관점
특정 비즈니스 변화 등에 대한 의사결정을 직접 수행할 수 있는 고객사의 조직이 PMO를 직접 담당하게 되므로 ‘의사결정 기능 중심 PMO’를 도입하는 것이 유리합니다. PMO가 직접 의사결정권자의 의사결정을 지원함으로써 조직 내부의 신속한 의사결정 및 비즈니스 전개가 가능합니다.

2) PMO의 프로젝트 참여 수준에 따른 유형 구분 관점
 전사 혹은 부서 내에서 비즈니스에 대한 전략 수립과 이에 따른 비즈니스 변경에 관여할 수 있기 때문에 ‘전략수립 PMO’를 도입하는 것이 가장 바람직합니다. 조직의 신속한 전략 수립에 따른 신속한 비즈니스 변경에 도움이 될 것입니다.

3) 프로젝트 최고 의사결정권자 레벨에 따른 구분 관점
 PMO 구성 단위 조직의 레벨에 따라 ‘전사 PMO’, ‘부서 레벨의 PMO’ 중 선택할 수 있습니다. 최고 의사결정권자가 전사를 대표하는 C 레벨의 경우 전사 관점의 PMO를 적용하는 것이 바람직하고, 의사결정권자가 특정 부서의 장(長)일 경우 부서 레벨의 PMO 도입이 바람직합니다.
 

 

[PMO 구성 사례 2] 차세대 구축을 위한 외부 PMO 조직을 고용하는 경우

1) PMO의 통제 수준에 따른 유형 구분 관점
차세대 PMO의 경우 프로젝트 참여자에 대한 통제, 감시 업무가 주 업무로써 ‘통제 및 제어 기능 중심 PMO’ 선택이 바람직합니다. 프로젝트 참여자는 고객사와 수행사의 참여자 모두를 의미하며, 차세대의 경우 일반적으로 대규모 인력이 참여하는 프로젝트이기 때문에 각 참여자들이 수행해야 할 업무에 대한 통제와 감시 작업을 수행하는 제3의 관리 조직이 반드시 필요합니다.

2) PMO의 프로젝트 참여 수준에 따른 유형 구분 관점
 프로젝트 성과에 대한 측정을 통해 부족한 부분에 대한 지원이 필요하므로 ‘성과 측정 중심 PMO’와 ‘지식 관리 PMO’가 혼합된 형태의 PMO 유형 도입이 필요합니다. 일반적으로 차세대 프로젝트가 시작되기 전 단계 별 핵심 Task와 Task 별 성과를 측정할 수 있는 KPI를 정의합니다. PMO는 해당 Task와 KPI를 기준으로 성과를 측정하고, 부족한 부분이 식별될 경우 참여자 대상 교육 수행을 통한 지식 제공 업무를 수행합니다.

3) 프로젝트 최고 의사결정권자 레벨에 따른 구분 관점
 차세대 PMO는 특정 프로젝트 관리를 위한 PMO이므로 ‘프로젝트 단위 PMO’ 유형 도입이 바람직합니다. 프로젝트 단위 PMO는 해당 프로젝트 내에서만 운영되는 조직으로써 전사 혹은 특정 부서 내 비즈니스 전략에는 관여할 수 없습니다. 전사 혹은 특정 부서의 비즈니스 전략에 따라 프로젝트 수행 방향성이 설정되면 이에 따른 실행에 집중하여 해당 방향성에 적절하게 프로젝트가 관리될 수 있도록 지원하는 역할을 수행합니다.

 

PMO 관리 도구 적용 수준에 따른 구분의 경우, 아직은 대부분의 PMO가 수작업 PMO에 머물러 있는 것이 현실입니다. PMS와 같은 도구를 통해 일부 자동화가 구축되어 있기는 하지만 실질적인 분석 작업은 대부분 수기로 진행되기 때문입니다. PMO로써 참여하게 될 조직이 보유하고 있는 관리 도구 수준에 따라 적절한 PMO 유형을 선택하되, 프로젝트 참여자에게 실질적인 도움이 될만한 분석 작업을 고려하여 선정할 필요성이 있습니다.

 

적합한 PMO조직 선택을 위한 준비
PMO 조직 구성 시 PMO로서 올바른 역할과 책임을 갖춘 최적화된 PMO 구조를 설정하고, PMO 역할에 적합한 후보 인력을 선택하여 적재적소에 배치해야 합니다. 또한 조직 내부 현실에 적절한 프로젝트 관리 도구를 갖추고, 성과 평가를 위한 올바른 측정 기준을 개발해야 합니다.

외부 조직에 의한 PMO 구성 시에는 프로젝트의 시작부터 종료 시점까지 우리 조직에 가장 적합한 접근 방식을 담고 있는 방법론을 제시한 파트너, 또한 프로젝트 관리 관점에서 우리 조직이 약점이라고 판단되는 부분을 보완해줄 수 있는 적절한 파트너를 선택하는 것이 중요합니다.

PMO 조직을 구성하는 일은 단순한 일이 아니다. 우리 조직의 성숙 수준과 역량을 고려하여 전략적으로 구성해야만 실패를 최소화할 수 있습니다. 조직의 성숙 수준과 역량이 높아질수록 PMO 적용 수준 또한 높아질 수 있으며, 이러한 지속적 변화를 위해서는 경영진과 전사 조직의 전폭적인 지원이 반드시 필요합니다.

우리 조직과 조직 구성원의 성향, 보유하고 있는 관리 도구, 내부 자원 등을 면밀히 검토해본 후 PMO 도입에 따른 효율성, 가치 실현 가능성, 미래 비전 달성 가능성 등을 고려하여 우리 조직에 적합한 PMO 유형을 결정해야 합니다. 대체로 위에 제시한 총 12 가지 PMO 형태의 조합을 통해 구성 가능하며, 이를 통해 점차 심화되는 불확실성과 빠르게 변화하는 비즈니스 생태계에 적극적으로 대응함으로써 새로운 도전을 수용할 수 있도록 준비할 수 있습니다.