Agile PMO – 3. 하지 말아야 할 일과 해야할 일
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Agile PMO – 3. 하지 말아야 할 일과 해야할 일
  • 왕석균
  • 승인 2021.05.12 14:18
  • 조회수 517
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많은 기업의 경우 "PMO"와 "Agile"은 어울리지 않는다고 생각한다. 기업이 현재 운영중인 프로세스에 얼마나 많은 투자를 했는지와 기업의 Agile 전환을 위해 "혁신적인" 변화를 얼마나 지원할 수 있는지에 따라 PMO에 "Agile"을 도입하는 것이 도전해 볼만한 일이 될 수도 아니면 어려운 일이 될 수도 있다. 기업의 비즈니스 목표와 이루고자 하는 가치가 Agile 전환을 필요로 하고 Agile PMO를 통하여 성공적인 Agile 전환을 이루기 위하여 Agile PMO의 새로운 역할에 대해 해야할 일과 하지 말아야 할 일에 대해 알아보자.

 

Agile PMO가 하지 말아야 할 일

1. 다양하고 많은 프로젝트의 동시 진행

많은 기업이 프로젝트 완수를 통해 업무적이나 시스템 측면에서 발전한다고 믿기 때문에 소기의 목적을 가지고 가능한 한 많은 프로젝트를 기획하고 착수한다. 동시에 진행되는 다양한 프로젝트에 리소스를 할당하고 프로젝트 완료를 통해 성공적인 목적 달성을 기대한다. 그러나 프로젝트 진행과 기업의 발전 측면이 반드시 연결되지는 않는다. 실제로 많은 프로젝트가 동시에 착수되고 진행되면 프로젝트를 통해 이루고자 했던 원래 목표가 변질되는 경우가 빈번하고 때로는 실패하기도 한다. 즉, 프로젝트의 성공적인 완료가 그만큼 어려워 진다는 의미이고 당초 목표가 변질되거나 실패한 프로젝트는 기업 발전을 저해하는 요소로 작동한다.

2. 투입 리소스 기반 프로젝트 계획 수립

많은 프로젝트를 동시에 진행하기 위해 여러 프로젝트를 기획하고 해당 프로젝트에 투입 자원을 배분하는 방식이 일반적으로 선택하는 방법이다. 그러나 여기에는 조직이 보유한 자원의 총 용량과 투입 가능 자원을 정확히 파악하고 있어야 하고, 특히 프로젝트를 직접 수행하는 인적자원의 매핑이 명확히 정의되어 있어야 한다는 전제 조건이 포함되어야 한다. 조직이 투입 가능한 총 자원을 초과하는 프로젝트 기획은 외부 자원에 과도한 의존성을 가지게 되고, 프로젝트 수행 인적자원 매핑 없이 진행되는 프로젝트는 특정 업무 담당자(전사 공통업무 또는 업무 연계가 많은 업무 담당자 등)가 너무 많은 복수의 프로젝트에 할당되어 부실한 결과를 초래할 수 있다 따라서 조직이 보유한 리소스의 활용도 극대화 측면만 고려하여 진행하는 많은 프로젝트는 기업이 원래 목표로 했던 비즈니스적 가치를 달성하기 어려워 진다.

3. 단편적 프로젝트 우선순위 선정

자신이 속한 조직이 주도하거나 자신이 직접 기획한 프로젝트는 모두 중요하고 시급하다고 생각한다. 누구도 자신의 프로젝트에 대해 천천히 나중에 해도 된다고 말하는 경우는 거의 없다. 일반적으로 프로젝트 우선순위를 정하는 방법은 프로젝트의 선후행 관계에 의한 의존도, 중요도, 시급성 등을 계수화하여 등급을 매기고 프로젝트 착수 시기를 정한다. 그러나 진정으로 비즈니스 목표 및 프로젝트를 통해 이루고자 하는 전략적 가치를 측정하고 반영하는 프로세스는 없다. 물론 프로젝트 중요도 및 시급성 등에 전략적 가치를 내포하여 평가한다고 할 수 있다. 그러나 비즈니스 목표나 프로젝트 가치 보다는 당장의 불편함이나 장애요소 해결을 위한 프로젝트에 중요도나 시급성이 높은 순위로 평가되는 것이 일반적이다. 따라서 비즈니스적 가치를 지니는 도전적 프로젝트는 우선순위에서 밀리거나 매우 적은 리소스를 할당 받아 겨우 명맥을 유지하는 경우가 발생한다.

4. 작업 프로세스와 산출물 제일주의

일부 PMO는 Agile에 대해 이야기하지만 과거의 익숙한 관리 방식을 유지하며 기존 작업 프로세스나 문서를 중요시 한다. 물론 필요한 모든 작업 절차를 준수하고 문석 양식에 적합한 산출물을 작성하면서 Agile 프로젝트를 실행할 수는 있다. 또한 매주 반복되는 실적 점검 위주의 주간 회의에 1~2 시간을 참석하면서도 Agile 프로젝트를 진행할 수는 있다. 그러나 그것은 Agile을 가장하여 전통적인 Water-fall 방식의 개발 방법론을 따르고 있는 것이다. 이때 PMO는 오히려 프로젝트 가치 관점에서 전통적인 프로세스와 산출물 종류를 검토해서 중요도가 낮거나 필요치 않은 프로세스와 산출물을 단순화하거나 생략하고 프로젝트를 통해서 달성하고자 하는 비즈니스적 가치에 집중하는 결정을 내려야 한다.

5. 명령과 통제식 관리 방식

모든 프로젝트 전체를 조망하면서 진행 상태를 통제하고 때로는 직접 작업 지시를 내리는 전통적인 PMO 관리 방식으로 운영되는 Agile 프로젝트의 팀 구성원들은 이러한 하향식 사고 방식으로 모든 애자일 팀을 통제하는 것이 PMO의 역할이라고 착각하기도 한다. 그러나 Agile PMO 활동은 팀의 자가 구성 및 수행 능력을 저해하는 다음과 같은 직접적인 통제 방법은 사용하지 않아야 한다.

·    프로젝트 팀에 직접적인 작업 지시 
·    팀 간의 성과 비교를 통한 팀 속도(Velocity) 압박
·    ScrumMasters를 포함하여 팀 구성원에 대한 일방적 교체

6. Agile 기술에 대한 집착

기업의 최고 경영자는 조직에 Agile을 도입하라고 지시하면서 조직원들이 책을 통해서 스스로 배우거나 기업에서 제작한 "애자일 가이드" 학습을 통해 Agile이 내재화 되기를 기대한다. 그러나 조직원의 Agile에 대한 이해와 변화에 대한 수용 의지 없이 진행되는 Agile 전환은 Planning을 생략하거나 Iteration을 수행하지 않으면서 매일 스크럼 회의나 백로그 관리와 같은 몇 가지 Agile 기술 채택만으로 Agile 전환을 진행했다고 착각 할 수 있다. 이러한 Agile 기술만 적용하는 포장된 Agile 전환은 Agile 전환을 통한 기대 효과를 감소시키거나 때로는 드러나는 효과가 미미해서 Agile 전환을 포기하게 만들기도 한다. 따라서 PMO는 적용된 Agile 기술에 대한 투자가 아니라 Agile에 대한 교육과 코칭 및 지속적인 지원으로 사람과 문화의 변화관리에 집중해야 한다. Agile은 특정 기술(관행과 도구)를 배우는 것이 아니라 조직 구성원의 사고 방식이 변화하는 것이다.

 

Agile PMO가 반드시 해야 할 일

1. 전사 차원의 등급 별 백로그 생성

Agile PMO는 현재 진행 중이거나 착수 예정인 프로젝트를 목록화하고 비즈니스적 가치와 우선순위를 기준으로 각 프로젝트의 등급을 정의해야 한다. 이렇게 작성된 전사 차원의 프로젝트 백로그를 기준으로 실행 계획을 수립한다. 전사 차원의 등급 별 백로그를 생성하기 위해 다음과 같은 절차를 따라야 한다.

①    현재 실행중인 프로젝트와 착수 예정 프로젝트를 하나의 목록 또는 백로그로 취합
②    취합된 목록을 기반으로 기업의 연간 비전 및 목표에 맞는 프로젝트 선별
③    경영진이 제시한 전략적 방향과 비즈니스적 가치에 부합 정도에 따른 등급 분류를 위한 객관적인 측정 지표 결정(시장 가치 측면, 사업 리스크 감소 측면, 기업 역량 강화 측면 등 각 기업에 적합한 지표 도출)
④    비즈니스 가치에 기반한 측정 지표를 기준으로 백로그의 모든 후보 프로젝트에 대하여 등급 부여 및 운선 순위 지정(비즈니스적 가치는 낮으나 법규 및 제도에 의한 컴플라이언스 프로젝트는 지연되면 위험이 높을 수 있으므로 백로그 등급 상향 조정)

2. 경영진과 함께 하는 전사적 백로그 정련

Agile PMO는 경영진과 함께 가칭 “프로젝트 운영위원회”와 같은 조직을 구성하여 정기적으로 백로그에 등록되어 있는 프로젝트의 등급 및 우선순위를 조정하는 정련 작업을 수행해야 한다. 때로는 비즈니스적 가치가 없어진 프로젝트를 삭제하거나 또는 진행중인 프로젝트를 중단하는 의사결정을 내려야 한다. 반대로 신규 프로젝트를 실행하기 위해서는 새로운 아이디어를 채택하여 프로젝트를 기획하고 백로그에 등록하여 등급 및 우선순위를 지정 받는 단계를 거쳐야 한다. 새로운 아이디어가 프로젝트를 추진 할 충분한 가치가 있는지 확인하는 데 필요한 애자일 관점의 체크리스트는 다음과 같다.

·    이 아이디어가 현재의 전략적 목표와 일치하는가?
·    측정 가능한 비즈니스 가치를 제공하는가?
·    프로젝트팀을 주도적으로 리딩할 수 있는 Product Owner가 있는가?
·    3~6 개월 내 결과를 낼 수 있는 로드맵을 가지고 있는가?
·    지원할 기술, 도구 및 리소스가 있는가?
·    팀 내에서 충분한 공감대 형성 및 지지를 받고 있는가?

Agile PMO는 외부 시장 환경과 내부 기업 상황 변화에 신속하게 대응할 수 있도록 신규등록, 수정, 삭제 등과 같은 백로그 정련을 지속적으로 수행하여 프로젝트 수행 팀이 제공할 수 있는 가치를 극대화해야 한다.

3. 기업 역량 측정 기준 정의

Velocity는 Sprint 또는 Iteration에서 완료된 작업량으로 측정한다. 애자일 팀은 평균 반복 속도를 사용하여 향후 완료 할 작업의 양을 예측한다. 마찬가지로 조직의 분기당 평균 속도를 사용하여 다음 분기에 완료 할 수 있는 작업의 양을 추정 할 수 있다.

기업의 내부 역량 및 수행 가능한 프로젝트의 용량을 예측하기 위해 투입 가능 자원에 소요 시간을 곱하여 산출하는 전통적인 방식에서 벗어나 팀별로 속도를 측정하고 추적 할 수 있는 프로세스를 만들어 팀과 속도를 기준으로 기업 역량을 측정해야 한다. 이때 주의할 점은 팀의 속도를 비교 평가하지 말아야 한다는 것이다. 비교평가를 하게 되면 자신의 팀 성능을 좋아 보이게 포장하는 부풀리기가 발생한다.

4. 섬기는 리더십 함양

애자일 팀은 높은 비즈니스 가치를 예측 가능하게 제공 할 수 있도록 스스로 조직화한 고성능의 팀이다. 기업은 수행 팀의 잠재력 발휘를 위해 팀에 권한을 부여하고 자기 리더십을 장려하는 것이 필요하다. 이는 전통적인 PMO의 명령 및 통제 방식 보다는 섬기는 리더십에 더 가깝다. PMO를 비롯한 모든 리더의 역할은 명확한 비전을 설정하고 필요한 경계를 정의한 다음 팀이 작업 완료에 대해 스스로 구성 할 수 있도록 권한을 부여하는 것이다. PMO와 리더들은 해결책을 지시하거나 부과하는 것이 아니라 경청하고, 장애 요소를 제거하고, 팀에 도움이 되는 지원 방안을 고민해야 한다. 모든 부서 관리자, PMO 리더 및 고위 경영진은 섬기는 리더십을 적극적으로 배우고 함양하는 자세를 가져야 한다.

5. 애자일 교육 및 코칭을 통한 지속적 변화관리

많은 기업이 애자일 교육 및 코칭에 투자하지 않고 애자일을 채택함으로 인해 많은 어려움에 직면하고 "애자일은 우리에게 적합하지 않다"라고 말하며 애자일을 포기하는 경우를 종종 마주한다. 애자일 방법은 우리가 이전에 관행적으로 했던 방식에 대한 도전이며 우리의 관계와 다른 사람과 협력하는 방법에 변화를 요구하기 때문에 이전과는 다른 사고 방식이 필요하다. 성공적 Agile 전환을 위해서는 계획 수립, 용량 산정, 진행 상태 점검 방법 및 이루고자 하는 목표 가치 등에 대한 기본적인 이해를 필요로 한다. 따라서 PMO는 경영진을 비롯한 조직의 리더들이 열린 마음으로 변화에 동참하고 주도적으로 애자일에 참여할 수 있도록 지속적인 교육과 코칭을 제공할 수 있도록 준비되어 있어야 하며 이에 적합한 변화관리 프로그램을 운영해야 한다.

Agile PMO의 가장 큰 장애 요인은 관행적 프로세스 고수, 문서 및 템플릿에 대한 집착, 단편적 측정 방법 및 도구 선정, 상명하복(上命下服)식의 강력한 리더십 등이므로 Agile PMO의 성공적 정착을 위해서는 반복 활동을 통한 지속적인 개선에 중점을 두어야 한다. 민첩한 접근 방식과 민첩한 사고 방식을 채택하여 전개하는 기업의 Agile 전환에서 PMO는 적절하고 지능적으로 변화를 주도하며 Agile 사상의 일관성을 유지하는 중요한 역할을 수행한다. 

 

 

[참조문서]
https://managedagile.com/what-is-an-agile-pmo/
http://en.wikipedia.org/wiki/Agile_software_development 
https://www.planview.com/resources/articles/agile-pmo/
http://www.mountaingoatsoftware.com/topics/agile-project-management
https://www.infoq.com/news/2015/04/agile-pmo/
https://tensix.com/2018/06/5-benefits-of-the-agile-pmo/
https://www.mpug.com/the-value-of-an-agile-project-management-office/
https://www.forbes.com/sites/forbesfinancecouncil/2018/06/13/the-many-benefits-of-an-agile-pmo-what-you-should-know/?sh=19d27dd8650f


 

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